Nella tua azienda quante riunioni fate mediamente in una settimana? Hai mai fatto il conteggio?
Ora, di queste riunioni aziendali quante sono effettivamente necessarie? E di queste necessarie, quante sono state efficaci? Per efficaci intendo della giusta durata e che ti hanno consentito di uscire con le idee chiare.
Ti faccio tutta questa serie di domande non perché voglia fare un sondaggio su questo argomento, ma semplicemente perché molto spesso quando faccio formazione o coaching sento queste due frasi:
- Facciamo troppe riunioni e potremmo non farle.
- Non servono quasi sempre a nulla.
E come dare torto a tutte le persone che me l’hanno detto? Oggi c’è questa moda che per il minimo problema scatta subito la call o la riunione in presenza senza però sfiorare neanche lontanamente il concetto di “efficacia”.
E allora in questo articolo voglio darti qualche consiglio utile per capire quando è necessario convocare una riunione o fissare una call e soprattutto come gestirla nel migliore dei modi.
L’utilità delle riunioni
Galbraith diceva che le “riunioni sono indispensabili quando non si ha voglia di fare nulla”. Questa affermazione potrebbe sembrare una provocazione se non fosse che ci sono degli studi che non smentiscono queste parole, anzi.
In particolare ci sono degli studi della UCLA che affermano che i manager passano in media il 50% del loro tempo in riunione, sottolineando che circa la metà di questo tempo sia improduttivo.
Ovviamente il tempo dedicato alle riunioni ne sottrae altro che potrebbe essere dedicato ad altre attività.
Vista questa premessa direi che i manager o tutte quelle persone che hanno ruoli di leadership all’interno di un contesto devono riflettere prima di tutto su quando sia il momento giusto per convocare una riunione.
Prima di tutto ti suggerisco di analizzare bene il problema da risolvere o la questione da sottoporre. Quindi, sei li che magari stai pensando al da farsi e nello specifico fatti queste domande:
- È necessario ritagliarsi del tempo per parlarne?
- Serve parlarsi di persona per progredire in merito a questa questione?
Se le risposte sono entrambe “si” allora procedi a convocarla, altrimenti puoi inviare una mail oppure fare direttamente una chiamata ai diretti interessati, insomma ci sono tanti altri modi.
Ragionando in questi termini, ossia partendo dal capire prima di tutto l’utilità del farla sicuramente avrai già operato una scrematura importante.
Se la riunione va convocata ricorda che per gestirla in maniera efficace ci sono delle regole precise da seguire come in un rituale. Non si può giocare a calcio, pallavolo, basket o qualsiasi altro sport senza conoscerne il regolamento. Stessa cosa vale per le riunioni: Ogni partecipante deve conoscere le regole.
Le regole per la corretta gestione delle riunioni
La prima regola fondamentale è: non dimenticare mai l’oggetto della riunione. Di cosa parlerete? Ti garantisco che 1 riunione su 2 è convocata senza un oggetto e ovviamente questo fa perdere tempo a te e ai tuoi collaboratori.
Se una persona conosce il motivo per cui sta entrando in una stanza e gli argomenti che saranno affrontati, sicuramente sarà più tranquilla e si preparerà meglio. Es: se serve conoscere alcuni dati commerciali e la persona preposta a questa funzione non lo sapeva dovrà andarli a ripescare con un notevole dispendio di tempo ed energie.
Quindi ci siamo capiti sull’importanza dell’oggetto!
Fatto questo bisogna gestire tempi e persone. Per farlo bene fai mantenere il focus sul problema o sulla questione non lasciando troppi spazi a digressioni inutili (sai benissimo che siamo tutti campioni a portare il discorso fuori dai binari).
Lascia ad ognuno il tempo di esprimersi ma ricorda che questo tempo non è infinito anzi, chiarisci da subito per quanto è possibile parlare. In questo frangente invita gli altri ad ascoltare senza interrompere. Eventuali obiezioni o riflessioni verranno dette alla fine.
Infine, quando sta per terminare la riunione fai un riassunto di quello che vi siete detti e cerca di tirare fuori almeno un’azione concreta con la quale uscirete da quella stanza. Il senso di questa affermazione sta nel fatto che tutti devono avere ben chiaro il film degli argomenti e poi devono sapere l’azione o le azioni che in concreto dovranno mettere a terra subito dopo.
In conclusione, se vuoi quindi convocare una riunione ragiona su:
- Fattibilità (è utile o no fare questa riunione?)
- Regole (quali comportamenti aiuteranno lo svolgersi di questo incontro?)
- Azioni (quali azioni dovrà generare questo tempo speso insieme?)
Quindi da oggi in poi prova ad applicare questo ragionamento e vedrai che i tuoi collaboratori percepiranno sin da subito una valorizzazione del loro tempo.