Il cambiamento è ormai una costante nelle organizzazioni. Che i mercati siano in continuo mutamento si sa ma quello che invece è ancora poco digerito è il fatto che bisogna costantemente lavorare sull’assimilazione di questi cambiamenti.
Alle volte come sai cambiare anche solo una piccola procedura in un sistema rodato da anni, costa tanta fatica, tanto tempo e non da ultimo molti soldi.
Pensa a quando nella tua azienda avete introdotto magari un nuovo software gestionale oppure avete cambiato delle procedure interne ad un ufficio o ad una funzione. Cosa è successo?
In questa articolo voglio parlarti di come gestire al meglio il cambiamento riuscendo a portare a casa i risultati desiderati. Ti parlerò poi di un aspetto molto importante e di un metodo per poterlo implementare in maniera corretta.
Cosa si intende per Change Management?
Un cambiamento comporta il passaggio da uno stato A ad uno stato B. Ora, questo passaggio può essere fatto in due modi: stile compagnia aerea low cost oppure stile compagnia aerea di linea.
Faccio sempre questo esempio nelle aziende perché rende bene l’idea. Nel caso della compagnia low cost il trasporto dal punto di partenza e il punto di arrivo guarda poco al comfort e a tutti gli elementi accessori al viaggio.
Nel caso invece della compagnia di linea beh il viaggio è tutta un altra storia. E’ confortevole e tutto, ma proprio tutto, è costruito ad arte per farti vivere un’esperienza gradevole. Quasi non ti accorgi neanche di essere arrivato a destinazione.
Quando la tua leadership è chiamata ad accompagnare le persone verso il cambiamento allora devi ragionare in termini di compagnia di linea, avendo bene a mente che se riuscirai a curare i dettagli di questo viaggio, le chance che il cambiamento sia assimilato saranno alte.
Al contrario se la tua gestione sarà carente e poco attenta ad alcuni dettagli, il rischio di rigetto sarà elevato. In questo secondo scenario ti troverai a dover gestire situazioni critiche che nasceranno diciamo quotidianamente. E lì altro che change management!
Le strategie per gestire bene il cambiamento
Allora, come puoi attuare un change management corretto, riuscendo a traghettare le persone verso una situazione di corretto assimilazione?
Le soluzione e gli approcci sono tanti anche perché un conto è introdurre una nuova procedura un altro invece è uno sconvolgimento grande come una riorganizzazione aziendale che lavora su diversi livelli.
In generale uno schema che va bene sia nell’uno e nell’altro caso parte sempre da una corretta pianificazione.
Pianificare significa costruire passo passo il vostro piano di transizione, mettendo il focus su quali sono i valori, le procedure, gli approcci e qualsiasi altra cosa vi possa supportare in questo passaggio.
Tutti questi ragionamenti devono poi confluire all’interno di un documento che in generale prende il nome di piano di gestione del cambiamento. Per riprendere un po’ la metafora aeronautica questo documento rappresenta il vostro piano di volo che traccerà la rotta delle vostre azioni.
Ora, non so se hai già avuto a che fare con il tema del change management o meno comunque un suggerimento per strutturare bene la fase di pianificazione è quello di utilizzare il modello delle 4 P:
E cosa sarà mai?
La prima P sta per PEOPLE: chiediti come è possibile cambiare l’approccio mentale delle persone coinvolte nel cambiamento. È l’aspetto più importante e ahimè il più oneroso in termini di energie.
La seconda P è il PROCESSO: quali sono i nuovi processi che possono garantire maggior efficacia ed efficienza nella tua squadra o nella tua organizzazione?
Poi si passa alla terza P ossia PIATTAFORME: di quale tecnologia avrete bisogno? Software e quant’altro.
Ed infine l’ultima P è PLACE: in base a questi cambiamenti che attuerete, come saranno ripensati i vostri luoghi di lavoro? Smart working al 100%, sistema ibrido oppure uffici funzionali?
L’esecuzione del piano di cambiamento
Creata questa pianificazione dettagliata seguirà l’esecuzione di questo piano e poi il mantenimento, altra fase molto importante se parliamo di change management.
È il momento in cui si deve passare da modus operandi a modus videndi. Ogni volta che si operano cambiamenti, all’inizio si procede applicando le modalità previste da un piano quasi meccanicamente.
Il vero e proprio clic, ossia il momento in cui si può affermare che il cambiamento è stato metabolizzato avviene quando il sistema inizia ad agire con consapevolezza e senza sforzi.
Comunque, chiudendo il discorso, per gestire bene il cambiamento, concentra i tuoi sforzi sulla fase di pianificazione. Se riuscirai ad intagliarla bene tutto quello che verrà dopo non dico che sarà in discesa ma sicuramente sarà molto facilitato.
Perché del resto, come dice Brian Tracy, nel suo piccolo manuale sul time management, ogni minuto speso nel pianificare te ne fa risparmiare 10 nella fase di esecuzione.