Ti è mai capitato di fare bene con la tua squadra ma di avere qualche problema con i vari stakeholder?
Immagina di essere un allenatore di un team e di dover spendere più tempo a parlare con il presidente del club, per argomentare le tue scelte, piuttosto che stare all’interno della palestra ad allenare, a provare tattiche e schemi di gioco.
Che stagione vivresti e quali risultati otterresti?
È evidente che l’esempio rappresenta uno scenario dove le energie non sono equamente distribuite, anzi c’è uno scompenso direi più che evidente. Infatti, mi capita di osservare che in alcune realtà si spenda più tempo dietro ai vari stakeholder per far comprendere loro cosa stiamo facendo, come lo stiamo facendo oppure cercando il loro consenso. Tutto questo, ovviamente sottrae tempo alla cosa più importante: focalizzarsi sull’operatività.
Risultato: si fa poco e soprattutto la qualità di quello che facciamo è molto bassa.
Ma perché accade questo? E soprattutto, come è possibile prevenire o curare questa spiacevole dinamica?
Chi sono nello specifico gli Stakeholder?
In qualsiasi organizzazione c’è un ecosistema di interessi che ruota intorno alla nostra squadra.
Robert Edward Freeman, parlando di management strategico e in particolare con la sua “teoria degli stakeholder”, diede il via alle teorizzazioni sull’importanza dell’interazione con i vari centri di interesse che ci sono in ambito aziendale.
Al di là della teorizzazione di Freeman, quando parliamo di stakeholder è giusto fare un’importante distinzione tra Stakeholder interni e Stakeholder esterni.
Per quanto riguarda quelli esterni c’è da precisare che cambiano molto, soprattutto in base alla tipologia di azienda nella quale operiamo, poi dalle funzioni del nostro ufficio (è differente se stiamo parlando dell’ufficio commerciale oppure dell’ufficio risorse umane) e dalle gerarchie che stabiliscono un po’ chi debba interfacciarsi con i portatori di interessi esterni al contesto.
Se invece parliamo di stakeholder interni ci riferiamo a tutti i dipendenti, i ruoli che gerarchicamente si trovano sopra di noi, la proprietà, oppure i vari uffici e funzioni che compongono l’organizzazione.
Ed è su questi che focalizzerei l’attenzione proprio perché se posso non interagire con gli stakeholder esterni, quasi sicuramente mi troverò ad interfacciarmi con quelli interni.
E allora come è possibile gestirli bene e consentire alla mia squadra di lavorare in una condizione di assoluta efficienza, evitando inutili sprechi di tempo?
I 3 passi per gestirli bene
Partirei da un concetto fondamentale: quello che stiamo facendo con il nostro team e come lo stiamo facendo potrebbe non essere chiaro a chi ruota intorno al nostro operato.
Perciò il primo passo è evitare di creare zone d’ombra. Gli stakeholder apprezzano molto il fatto di essere informati su cosa stia accadendo, perché in un certo qual modo da loro sicurezza.
È dunque fondamentale creare un vero e proprio sistema di comunicazione con loro, partendo prima di tutto dalla mappatura: c’è da pensare a tutte le figure di interesse e redigere banalmente una lista.
In questo modo prendi consapevolezza e dai un nome e un volto a questi centri di interesse. Fatto questo è importante creare una sorta di gerarchia su quelli che hanno un impatto maggiore sul nostro operato in quanto possono accelerare o rallentare il lavoro se non adeguatamente informati.
Su questi bisogna impostare una comunicazione più intensa e ciclica in modo che sappiano esattamente cosa stiamo facendo, evitando fraintendimenti dannosi.
Quindi, per farti un esempio pratico sulla gerarchia, Stakeholder con “priorità 1” potrebbe essere la funzione amministrativa, perché siamo un team di progetto che ha bisogno costantemente di risorse per far fronte alle esigenze operative ed in questo la funzione amministrativa può darci una grossa mano a velocizzare alcuni processi.
Creata dunque questa catalogazione bisogna monitorare il nostro flusso di comunicazione e mantenerlo sempre attivo. Se la macchina funziona bene e dunque le comunicazioni sono costanti e senza interruzioni, non sprecheremo tempo per aggiornarci nuovamente.
E se invece lo Stakeholder quasi ci asfissia, chiedendoci costantemente informazioni? In questo caso dovrai sfoggiare le tue doti da “vigile urbano”. Gestisci tu il flusso, spiegando che questa eccessiva pressione si trasforma in una scarsa qualità del lavoro.
Perciò in conclusione, ricapitolando:
- Crea una lista degli stakeholder
- Crea un catalogo in base ad una gerarchia.
- Monitora la tua gestione
Prova questo semplice metodo e vedrai che nel giro di poco tempo la qualità del vostro lavoro sarà cambiata se non altro perché avrete evitato inutili sprechi di tempo.