Premessa, il titolo è stato solo un modo per attirare la tua attenzione. I segreti o gli approcci magici per gestire correttamente la performance, se mi segui sai benissimo che non esistono.
Sarebbe più corretto parlare di approcci e strategie integrate che lavorano simultaneamente per gestire in maniera efficiente le prestazioni.
Comunque, quando si parla di gestione della performance o delle performance è utile mettere in piedi una sequenza dettagliata di ragionamenti che possono darti un valido aiuto.
Aiuto su cosa? Aiuto a seguire passo passo l’evoluzione della prestazione individuale o di squadra, in modo poi da capire su che punti fare leva per migliorarla.
In questo articolo ti suggerirò dunque una sequenza pratica che sono sicuro ti darà una grande mano a monitorare ed intervenire sulle performance.
Prima di iniziare do per scontato che tu abbia bene in mente il significato della parola performance. Qualora non fosse così ti ricordo brevemente che quando parlo di performance faccio riferimento ad una formula in particolare, quella di Tim Gallwey:
Performance = Potenziale – Interferenze
Tutto ciò che esprimiamo in termini di prestazione è il risultato di quello che potremmo fare in potenza – tutti gli schemi mentali, le convinzioni o le paure che ci limitano.
Rispolverato il concetto di performance, come ti dicevo ad inizio articolo, gestirla e aumentarla deve essere visto come un lavoro a 360 gradi. Un lavoro che deve operare su più fronti.
La sequenza per un buon performance management
E allora vediamo insieme questa sequenza di 4 punti che ti consentirà di mettere in piedi un ottimo performance management.
Primo punto è: raccogliere i dati. I famosi KPI (Key Performance Indicator) cioè quegli indicatori che consentano di capire cosa stia avvenendo.
Questi indicatori possono essere tantissimi: Dall’indice di assenteismo fino ad arrivare al turnover, passando per l’indicatore sulla soddisfazione dei dipendenti.
Scegliere l’indicatore giusto però è fondamentale e il mio consiglio è quello di non esagerare. Pochi dati ma che siano quelli effettivamente utili a comprendere fino in fondo le dinamiche della tua squadra.
Scelti questi KPI, il secondo passaggio fondamentale è l’interpretazione. Il dato è asettico, è l’interpretazione che lo rende utile. Capire cosa sta esprimendo quel dato mettendolo in relazione con altri è il vero “segreto” di una gestione efficace della performance.
Fatto questo si può passare al terzo punto, ossia la progettazione di interventi mirati. Interventi che possono avere mille forme: dal disegnare nuovi processi al formarsi su nuove competenze. Insomma qui c’è un po’ da sbizzarrirsi.
Se la parte di interpretazione dei dati è stata corretta allora la fase di progettazione si focalizzerà rapidamente sulle soluzioni e gli approcci più significativi.
E adesso veniamo alla conclusione di questo processo di gestione. Il quarto punto in realtà è una combinazione di 3 elementi: 1) Esecuzione 2) Monitoraggio 3) Ottimizzazione
- Esecuzione. È la messa in opera delle azioni che si è deciso di portare avanti in sede di pianificazione. Molto importante in questa fase è essere aperti alla possibilità che le azioni potrebbero non essere quelle giuste. Non la prendere sul personale e accantona l’orgoglio. Probabilisticamente è facile che accada.
- Monitoraggio. il periodo che segue l’esecuzione è caratterizzato dal controllo costante delle prestazioni. In base ai KPI stabiliti si decide se l’intervento o gli interventi stanno funzionando. Un piccolo consiglio: il monitoraggio risulta meno efficace se fatto nel breve periodo. Ti suggerisco di impostare 3/6 mesi come timeline utile per questa operazione.
- Ottimizzazione. La filosofia giapponese KAIZEN si basa su un principio: tutto può essere ottimizzato. Ed è proprio così che bisogna ragionare. Durante la fase di monitoraggio, se risulta evidente cambiare in corso d’opera alcuni interventi, non bisogna esitare e si deve procedere. In questo modo è possibile attivare nuovamente il ciclo esecuzione – monitoraggio – ottimizzazione fino a che non si raggiungono i livelli prestativi che vi siete auspicati.
In conclusione, il performance management non è una scienza perfetta. Perciò ti invito a sperimentare la sequenza e a vedere quali sono i punti sui quali concentrarsi maggiormente per renderla efficace all’interno del tuo sistema.